Regolamento

FEDERAZIONE SPELEOLOGICA REGIONALE
DEL FRIULI VENEZIA GIULIA – APS

REGOLAMENTO

ai sensi dell’art. 21 dello Statuto

Art. 1 – Generalità

Il presente Regolamento disciplina e integra gli articoli dello Statuto della Federazione Speleologica Regionale del Friuli Venezia Giulia – APS (di seguito FSRFVG-APS).

Art. 2 – I Soci

L’ammissione di un nuovo Socio, dopo aver presentato domanda di iscrizione come da Statuto, viene valutata dall’Assemblea dei Soci e la decisione verrà comunicata all’interessato dall’Organo di Amministrazione (OdA) entro 60 giorni dalla data dell’Assemblea.
Il Socio che vuole rassegnare le dimissioni deve presentare apposita lettera scritta all’OdA che ne prenderà atto alla prima riunione possibile e farà aggiornare il Libro dei Soci dal Segretario, con data della richiesta.
I Soci che non hanno provveduto al pagamento della quota sociale nei termini stabiliti dallo Statuto saranno sospesi dalle attività e dai servizi sociali nonché dal diritto di voto e di partecipazione dei propri associati alle cariche federative.
L’OdA, entro la fine del mese di aprile, stila un elenco dei Soci morosi e invia loro lettera con avviso di consegna (anche a mezzo mail) in cui sollecita il pagamento entro 30 giorni. La lettera deve contenere la comunicazione che, in caso di ulteriore mancato pagamento, inizia l’iter di decadenza. Scaduti i termini viene verbalizzata una delibera con voto nominale che decreta la decadenza; la stessa viene inviata al Socio invitandolo, eventualmente, a fare ricorso all’Assemblea nella prima riunione utile. Se ciò non avviene il Socio viene considerato decaduto e stralciato dal Libro dei Soci.
Il Socio ha l’obbligo di segnalare all’OdA ogni variazione nella composizione del proprio Consiglio Direttivo o l’OdA. In caso di modifiche allo Statuto viene fatto obbligo di presentarne copia all’OdA.

Art. 3 – I Volontari

Possono essere Volontari della FSRFVG-APS i membri dei Soci, se svolgono attività continuativa. I Volontari verranno assicurati dalla FSRFVG-APS solo nel caso non abbiano una copertura assicurativa, come da normativa vigente.
I Volontari della FSRFVG-APS hanno diritto a ottenere rimborsi spese, secondo i limiti di legge, solamente se autorizzati preventivamente e per iscritto dall’OdA e su presentazione dei relativi giustificativi in originale o di una autocertificazione resa ai sensi dell’art. 46 del DPR 445/2000.

Art. 4 – L’Assemblea

Nella convocazione dell’Assemblea Ordinaria dovranno essere indicati il luogo, la data e l’ora della prima e della seconda convocazione, nonché l’Ordine del giorno che dovrà contenere anche la voce “Varie ed eventuali” che non potrà essere oggetto di votazione. Gli argomenti da esporre nelle “Varie ed eventuali” dovranno essere comunicati al Presidente della FSRFVG-APS prima dell’inizio dell’Assemblea. Le Assemblee Straordinarie non potranno invece contenere la voce “Varie ed eventuali”.
All’avvio dei lavori l’Assemblea nomina un Presidente e un Segretario verbalizzante. Nell’arco dell’anno possono essere convocate più Assemblee Ordinarie.
Hanno diritto di voto in Assemblea solo i legali rappresentanti dei Soci in regola con le quote o persone munite di delega scritta, da consegnare al Segretario della FSRFVG-APS prima dell’inizio dell’Assemblea. Possono partecipare all’Assemblea su invito o autorizzazione del Presidente della FSRFVG-APS anche consulenti esterni.

Art. 5 – Il Presidente

Il Presidente è titolare del trattamento dei dati personali dei Soci e dei Volontari ai sensi delle vigenti normative sulla privacy.

Art. 6 – L’Organo di Amministrazione

Il Presidente invita alle riunioni dell’OdA, con funzioni consultive, il Collegio dei revisori dei conti, i Coordinatori delle Commissioni e qualunque consulente, la cui competenza possa essere utile.
L’OdA è convocato con almeno 10 giorni di anticipo specificando data, ora, luogo della convocazione e relativo Ordine del giorno. L’OdA si riunisce almeno 3 volte all’anno. Gli Amministratori possono richiedere al Presidente modifiche o aggiunte all’Ordine del giorno con ratifica in sede di riunione. Gli Amministratori impossibilitati a intervenire sono tenuti a darne comunicazione al Presidente o al Segretario.
Le sedute dell’OdA sono valide purché siano presenti 2 Amministratori più il Presidente o il Vicepresidente. Non sono ammesse deleghe.
Le decisioni dell’OdA vengono assunte a maggioranza semplice; in caso di parità prevale il voto del Presidente o del Vicepresidente che eventualmente lo sostituisce.
L’Amministratore che senza giustificato motivo per due volte di seguito non partecipa alla riunione, regolarmente indetta, viene automaticamente sostituito dal primo dei non eletti nella stessa provincia geografica di elezione.
L’OdA decade dall’incarico prima dei 3 anni, con conseguenti nuove elezioni, in caso di:

• dimissioni del Presidente e del Vicepresidente;
• assenza di supplenti in caso di sostituzione degli Amministratori.

Allo scadere del mandato l’OdA conserva l’incarico per l’ordinaria amministrazione fino all’insediamento del nuovo Organo.

Art. 7 – Il Collegio dei revisori dei conti

Il Collegio dei revisori dei conti vigila sulla gestione economico-finanziaria della FSRFVG-APS. Il Collegio elegge nella prima riunione un Presidente e delibera collegialmente a maggioranza. Il Collegio riferisce periodicamente, all’OdA e annualmente all’Assemblea, proposte e osservazioni in ordine alla tenuta della contabilità sociale.

Art. 8 – Il Segretario

Il Segretario redige e tiene aggiornati gli archivi sociali e, nel rispetto della normativa vigente sulla privacy, il Libro degli Associati, il Libro delle adunanze e deliberazioni delle Assemblee, il Libro delle adunanze e deliberazioni dell’OdA. Mantiene i rapporti con l’OdA e con i Soci, di cui verifica, il regolare incasso delle quote associative. Redige e sottopone all’approvazione dell’OdA nella prima seduta utile i verbali delle riunioni. Coadiuva il Presidente in tutte le sue funzioni. È compito del Segretario fornire alla Commissione Elettorale le schede precompilate per le elezioni.

Art. 9 – Il Tesoriere

È facoltà dell’OdA nominare fra i membri di uno dei Soci la figura del Tesoriere. Il Tesoriere collabora con il Presidente, il Segretario e l’OdA e a lui spetta il compito di provvedere all’adempimento degli obblighi contabili e coadiuva il Segretario nell’aggiornamento dei relativi Libri, alla predisposizione del bilancio consuntivo e alla preparazione di quello preventivo. Il Tesoriere può avvalersi di collaboratori o professionisti con l’autorizzazione del Presidente. Il Tesoriere in caso di necessità, su autorizzazione del Presidente può accedere ai dati dei Soci e dei Volontari secondo le normative vigenti sulla privacy.

Art. 10 – Il patrimonio

I beni mobili facenti parte del patrimonio della FSRFVG-APS, elencati nell’Inventario tenuto aggiornato dal Tesoriere, vengono custoditi nella sede sociale.
La strumentazione necessaria all’attività amministrativa della FSRFVG-APS verrà data in comodato d’uso agli utilizzatori previa autorizzazione scritta dell’OdA.
Il materiale divulgativo, didattico, tecnico e scientifico della FSRFVG-APS può essere messo a disposizione dei Soci per iniziative e periodi da concordare di volta in volta con l’OdA che ne darà autorizzazione scritta.
I Soci che ricevono in comodato d’uso i beni mobili della FSRFVG-APS ne sono responsabili e ne risponderanno in caso di danneggiamento o perdita.

Art. 11 – I Libri della FSRFVG-APS

I Libri della FSRFVG-APS possono essere consultati dai Soci previa richiesta scritta e motivata all’OdA che dovrà rispondere entro 10 giorni dalla prima riunione utile, concordando le modalità di accesso o giustificandone il rifiuto.
Il Libro dei Soci e quello dei Volontari devono contenere tutti i dati richiesti per legge.

Art. 12 – La Sede dell’Associazione

Il cambio della Sede legale è soggetto ad approvazione in Assemblea Ordinaria.

Art. 13 – Il personale retribuito

L’assunzione di personale retribuito avverrà per il tramite di un bando con scelta preferenziale tra i membri dei Soci e dovrà essere approvata da un’Assemblea Ordinaria.

Art. 14 – Le elezioni

Sono stabiliti dall’OdA il giorno, l’ora, la modalità, il luogo (se in presenza) e l’Ordine del Giorno dell’Assemblea Ordinaria o Straordinaria.
Le elezioni agli incarichi di Presidente, Amministratore e Revisore dei conti avvengono nella stessa giornata con voto segreto e le schede per le votazioni possono essere distinte.
Tutti i membri dei Soci possono essere eletti. I nominativi dei candidati devono essere inviati all’OdA entro tre giorni prima dell’inizio dell’Assemblea. In caso di mancanza di candidature nei tempi indicati l’Assemblea potrà accettare eventuali proposte entro l’inizio delle operazioni di voto. È possibile candidarsi a una sola carica sociale. Le candidature per l’OdA devono essere presentate dai Soci della rispettiva provincia geografica di appartenenza. Per ogni provincia si dovranno presentare almeno due candidature al fine di garantire un’eventuale sostituzione.
Le schede elettorali dovranno avere le seguenti caratteristiche:

• su carta che non consenta la lettura in trasparenza;
• di dimensioni tali da poter piegare la scheda almeno 3 volte;
• riportare i nomi dei candidati e il timbro della FSRFVG-APS;
• essere vidimate dal Presidente del Comitato Elettorale.

Nel caso di candidature approvate in Assemblea il nominativo del candidato verrà aggiunto sulla scheda elettorale a penna dal Segretario.
Le schede saranno ritenute valide se il nome del candidato sarà barrato con un segno inequivocabile. Qualunque altra scritta sulla scheda renderà il voto nullo.
Non appena comunicati i risultati dello scrutinio, gli eletti dovranno confermare la propria accettazione dell’incarico.
Nel caso in cui due persone candidate allo stesso incarico ottengano lo stesso numero di voti si renderà necessario un contestuale ballottaggio.
Nel solo caso di mancata accettazione da parte di un eletto all’OdA, si procederà alla sostituzione con il primo dei non eletti della stessa Provincia geografica di appartenenza.
Tutti gli incarichi ufficiali verranno pubblicati sul sito della FSRFVG-APS nei giorni successivi alla prima riunione dell’OdA.

Art. 15 – Il Comitato elettorale

Il Comitato Elettorale è composto da tre membri dei Soci, propostisi per tale incarico e votati dall’Assemblea Elettiva, purché non abbiano presentato la propria candidatura alle cariche elettive. Uno dei tre assumerà la carica di Presidente.
Il Presidente del Comitato Elettorale ha il compito di vidimare le schede, consegnarle agli aventi diritto nell’eventuale ordine stabilito delle votazioni e di sorvegliare il corretto svolgimento delle stesse.
Le schede devono essere deposte dagli aventi diritto in un’apposita urna.
A fine votazioni il Comitato Elettorale ha il compito di eseguire lo spoglio e comunicare all’Assemblea il risultato conseguito. Il Presidente del Comitato Elettorale stilerà un verbale che conterrà i risultati ottenuti, controfirmato dagli altri 2 componenti.

Art. 16 – Le commissioni

Le Commissioni sono organi interni consultivi e organizzativi a cui è affidato lo studio e l’approfondimento di particolari aspetti della speleologia o della vita sociale.
Le Commissioni sono istituite dall’OdA, anche su proposta dei Soci. La durata delle Commissioni corrisponde a quella dell’OdA ed è facoltà del nuovo OdA riconfermarla.
Le Commissioni sono composte da un minimo di tre membri dei soci in regola con le quote sociali, che mettano a disposizione proprie specifiche competenze. Ogni Commissione deve riferire periodicamente sulle attività svolte all’OdA e almeno una volta all’anno all’Assemblea.
Le Commissioni possono essere sciolte dall’OdA al compimento del mandato affidato, oppure in caso di manifesta inattività, inadempienza o contrasto con le finalità statutarie.
Ogni Commissione propone un Coordinatore che viene ratificato dall’OdA. Il Coordinatore ha il compito di redigere i verbali delle riunioni e di trasmetterli all’OdA.
Le Commissioni si riuniscono quando se ne ravvisi la necessità; le decisioni sono prese a maggioranza dei presenti e non sono ammesse deleghe.
Le Commissioni possono consultare ed avvalersi anche di altri membri dei soci e persone estranee alla FSRFVG-APS con provata esperienza e conoscenze.

Art. 17 – I patrocini e i contributi

L’OdA valuta richieste e concede i relativi patrocini per iniziative di Soci.
L’OdA valuta eventuali richieste di contributo per iniziative di Soci, privilegiando i progetti cui partecipano tre o più Soci, compatibilmente con le risorse disponibili della FSRFVG-APS, e le sottopone all’approvazione della prima Assemblea utile.
L’OdA può decidere di dare il proprio patrocinio a Enti esterni alla FSRFVG-APS, per progetti/iniziative di rilevante interesse speleologico, scientifico e naturalistico.
Le richieste di patrocinio e/o contributo dovranno essere presentate all’OdA su apposito modulo disponibile sul sito della FSRFVG-APS a firma dei legali rappresentanti dei Soci o Enti richiedenti.
A fronte della concessione di patrocinio e/o contributo il beneficiario si impegna a pubblicizzare logo e nome della FSRFVG-APS su comunicati stampa, locandine, pubblicazioni, etc.

Art. 18 – Le norme finali e transitorie

Le proposte di modifica del Regolamento vengono approvate in Assemblea. Possono essere proposte dall’OdA o da almeno tre Soci ed essere portate a conoscenza dei Soci almeno venti giorni prima dell’Assemblea.
Le modifiche al presente Regolamento dovranno essere approvate dall’Assemblea con la maggioranza semplice.

Il presente Regolamento è stato approvato dall’Assemblea della FSRFVG-APS il 18 febbraio 2022.

Il Presidente della
FSRFVG-APS
Furio Premiani

Regolamento definitivo FSRFVG-APS approvato il 18-02-2022